Let’s Talk 青年好政菜鳥業師雜記

2021 年的 Let’s Talk 因為疫情影響,一路到 2022 才正式辦理,而我在這次的 Let’s Talk 活動當中初次擔任了業師的角色,剛開始收到邀約時,我戰戰兢兢,質疑自己是否能勝任這個角色,但既已答應,便應當努力為之,用這篇文章記錄我的「籌備」與業師紀錄,也非常感謝過程中很多人的體諒與包容。

與團隊碰頭前

在接到這個任務時,距離團隊的生成還有一長段時間,曾經身為 Let’s Talk 提案團隊成員,我非常清楚 Talk 是一個角色多元、溝通成本極高的活動,正因為分工繁複,身為業師要把自己定位成一個什麼樣的角色,有什麼義務,有什麼能提供協助,這都是在正式接觸團隊前我認為自己需要先梳理清楚的。

專案管理工具

我認為業師的角色有點像是團隊在主辦及主持審議活動規劃上的教練,儘管我在這裡的角色並不是真的在進行專案管理工作,但仍可借用一些精神與技術,來去評估與釐清。

一開始,我先盤點了我個人的時間與資源,以框定合作專案時之於我而言的 scope,以利後續排序緩急,將時間軸拉出來後,估計每個短時間週期(比如:一週、一個月)間我需要完成的「需求」——「設計」——「執行」——「測試」——「產出」,縮短時間中期的原因在於不會到最後版本才調整,中間可以逐步根據初步產出再重新開始上述的流程以調整方案。當然我也理解每個團隊舉辦與籌備時間不同,勢必會需要再調適,但先理清有哪些需要做的事情以及需要的時間,對於我個人而言,也有助於避免在溝通時過度允諾,產生期待落差。

由此,我事先在 Google Drive 上先製作了一些專案管理中可以使用到的工具,如:專案記錄表;另外也在 Jira 的個人工作空間上根據前面盤點的結果,將專案拆分成不同部分,記錄這些部分可能的分工以及需要完成的小任務,方便後續跟團隊溝通。

線上懶人包

我回想過去當團隊時需要不斷核對「應做事項」的時程,因此決定在一開始就準備好一些工具,方便團隊可以有一個「懶人包」能夠查看,因此我架了一個響應式線上懶人包,並分為「業師介紹」、「關鍵字」、「待辦清單」以及「想一想」四個區段——「業師介紹」區段簡介我個人的幾個關鍵字,並可連到個人頁面;「待辦清單」區塊則是我根據此次簡章以及過往身為執行團隊辦理的經驗,整理出辦理一個 Talk 在不同階段需要自我檢核與完成的任務。

線上懶人包截圖

花比較多時間在處理的是「關鍵字」與「想一想」兩個區段,我也將在下文中獨立分段簡介一下。

「關鍵字」

這個區段則是列出 Let’s Talk 的幾個關鍵字,如:開放政府、審議民主、心理健康、政策歷程、階段任務、參與角色,每個關鍵字除了我提供的簡介外,也附上了其他相關參考資料或影片,讓有興趣了解的團隊夥伴可以自行檢閱,而不是只是從我這邊獲得相關背景,之所以這樣設計,除了是擔心自己有所疏漏外,也是因為我對自己身為業師的定位為 mentoring 跟 coaching,我無意於讓團隊在執行這樣一個已經有非常多元的角色的專案時,還要加入直接而強勢的權力關係的因素,我也不認為很多事情只有一個答案,而那個答案只能透過我來獲得,因此我希望團隊也能趁這個機會理解相關的原理與精神,如此一來在討論的過程中,或許能激盪出新的想法。

Let’s Talk 在設計上被賦予了與政策接軌的期待,因此我認為除了重要的審議民主與開放政府的概念外,團隊也需要理解政策的歷程為何,去思索討論定位與品質在歷程中扮演怎麼樣的角色,做好預期管理的同時,也能更加明白需要有怎麼樣的資料。

「想一想」

想一想區段中,我以一個無關審議但有些地方有相類技巧的情境模擬切入,每一個問題我都提供了我的想法,但預設是收合起來的,觀看者可以在自己思索後再點開和我的想法「隔空對話」。這個環節是希望讓主辦團隊能夠理解到審議中使用的一些技巧,實際上也常運用在其他場域。審議的關鍵還是在如何妥善運用工具來打造一個互惠、公平的對話平台,縱然也還有其他的目標,更重要的是理解並維持這樣的精神與氛圍,而不需要被工具本身過度束縛而偏離主旨。

想一想區段截圖

儘管做了這些準備,但非常關鍵的是這些都只是「我認為」,然而業師並不能獨立檢視自己的角色,而需要搭配團隊的需求與情況,因此我也思索了跟團隊接觸的第一封信件中應該要表達哪些事情來尋求與團隊合作的初步共識。


接觸時

第一封信

在得知團隊聯絡人的信箱後,我首先透過電子郵件來聯繫團隊,在這封信當中,主旨就寫明「青年署 Let’s Talk 業師曾廣芝與團隊初次聯繫」,在信中先恭喜團隊獲選,說明自己的身分(團隊審議業師),信件的重點在於「了解團隊需求」、「啟動會議邀約」以及「聯絡方式說明」,因此我在信件中提供先前準備的問卷,請團隊填寫他們期待的合作形式跟對 talk 的期待及想像。

問卷說明頁

問卷中也說明了整份問卷的大綱以及一些相關事項。

在這份說明中,我便告知了團隊我們溝通的會議紀錄我都會給團隊聯絡人確認,這個方式可以避免溝通時來自理解或記憶的誤差。

除了問卷與線上懶人包,隨信我也提供了 Line ID(雖然我認為用 Line 工作有很多弊端,但畢竟 Line 在臺灣的使用還是比較廣泛),若團隊有意透過 Line 聯繫也能由此與我聯繫上。

雖然我是這樣設計的,實際上團隊都未填寫問卷(剛好很快就有議題交流會,可以實際碰面),但先設計問卷的好處就是我已經先想清楚有哪些事情要在一開始跟團隊說明與確認,透過接下來的線上聯繫與會面,就能快速釐清與取得共識。

啟動會議

一個專案在一開始先有個啟動階段是常常被忽略但其實十分重要的,在啟動階段應當檢視專案的 5W、設定目標、辨識及定義專案的範圍(scope)、辨識成本與效益、了解有哪些利害關係人以及發展專案文件管理機制,看上去雖然好想很簡單、很浪費時間,但若能真切落實與釐清,在後期的規劃甚至執行、評估上,都能更有方向。這也是我提出啟動會議的原因。不過因為在時程上,正好跟團隊有了在議題交流會見面的機會,因此在信件中也跟團隊溝通,我們能在實際見面後再來看是否需要真的透過一個線上會議來討論。

議題初探

在收到團隊訊息後,我也瀏覽了團隊的提案,並透過相關關鍵字,自行搜尋團隊有興趣的主題的相關期刊論文、專題報導、書籍、相關政策等,以先行了解團隊所提出的議題脈絡,方便後續跟團隊討論主題與議題手冊大綱。


籌備階段

交流會與培訓

青年署在團隊1~3月辦理 Talk 之前,安排了議題交流會以及審議人才進階培訓,在這兩場活動中也都有安排業師與團隊討論的時間,因此為了善用活動的這個機會,加上知道我在有限時間內需要一次與三個團隊對接,為了讓討論能協助推進,也能在緊湊之中完成我先設計了「學習單」。

團隊激盪工具紀錄單

團隊激盪紀錄單部分截圖

這份團隊激盪紀錄單是用來協助我與團隊共創的記錄工具,也因此在這份文件上我設計自己與團隊都簽名的機制,表示我們雙方都閱讀完畢,並且願意為了上面的話語、目標與承諾負責。

這份文件主要分成四大部分:建構理想的 Talk、團隊議題圖像、接下來的步驟、工具包。在建構理想的 Talk 這個部分,除了從比較抽象、概念化的探討「理想」的 talk 的狀態,也透過佐藤允一的圖解問題結構,協助團隊去思考目標與現實的差距在哪。第二部分則是透過繪製心智圖,去釐清團隊現階段對議題的認知脈絡,以及團隊自己在這過程中認為可以收束成幾個子議題或面向,在這個部分我也保留了業師回饋的部分,回饋內容為審議配置、模式與流程建議,一樣在建議完之後簽名以示負責。工具包則除了放上前述線上懶人包的 QR Code,也提供議題解構工具,讓團隊可以嘗試去分析議題結構(回家作業)。

Worksheet

承接議題交流會的討論結果,在進階工作坊的紀錄中,除了紀錄當次的小結,也需要追蹤前次的完成情形,若有問題才能及時處理。因此文件中也預先根據前次討論情況載明「前次決議之行動」以及「本次討論目標」,實際與團隊會面時,則先確認前次決議事項的進度,並根據前次訂定的討論目標逐項討論。

由於這次結束後團隊需要將修改後的提案上傳,之後也會開始進入實際執行 Talk 的階段,所需處理的事情也會愈加繁複,因此在這份紀錄當中,也包含了這次討論後確立的具體目標以及後續的目標工作,這些目標與任務也都有對應的指標、基準點或分工,一一列出並載明後,我也保留額外的質性回饋空間,將觀察到的狀況或是建議留言後一樣簽名留給團隊參考。

釐清了大方向後,剩下就是我與團隊可以分頭進行的部分,我負責設計自主演練的流程並提醒相關行政流程,團隊協助確認時間地點,並著手議題手冊的撰寫。

自主演練

由於這次青年署有要求要有至少兩次的自主演練,根據團隊的需求與配置不同,也有了不一樣的自主演練設計,但原則上都是先說明審議基本精神以及常使用的技術與操作方式,並實際讓大家輪流演練操作。

在簡報方面,我特別強調了積極聆聽與 ORID 的運用,並實際舉了不同情境下的 ORID 例句,來讓主持人們能夠理解到底 ORID 是什麼,可以怎麼樣運用在對話的經營當中。

至於演練的部分,除了現場提供整體建議與回饋,我也會在第一次演練結束時請大家書寫對自己表現的看法以及覺得最困惑的地方,並請大家回去根據自己的議題來畫心智圖與設計口袋問題。之後,我會在紀錄上回應個人提出的問題以及我觀察現場他們的狀態,並逐一寄給該位主持人;第二次演練則以實際操作為主,在演練結束後我也會將整體的回饋傳給主持人們,另外因本次的主持團隊組成多為主辦成員兼任主持人加上少部分外聘主持人,為了避免大家首次上陣緊張,我也在回饋中加入遇到不同情境時可以使用的一些方法與句式提供參考。

專案記錄表

由於 Talk 的執行期間達數個月,除了業師外團隊也需要跟其他角色有很多的溝通,加上大家並非處在同一場域,而是使用 Line 或電郵等軟體溝通,但我仍將專案管理中會議紀錄這件事情納入在溝通之中,以一份專案溝通記錄表來記錄我與團隊聯繫的時間、內容與決議,文件最前面則是任務檢核清單,這樣團隊與我都能清楚回頭檢視溝通脈絡以及衍生的任務是什麼。


審議當日

審議現場

在審議活動現場其實有很多人在一旁「遊走」,觀察員、青年署、台經院、天下 Cheers 團隊、青年署記者以及業師,這麼多人在旁邊「觀察」、「遊走」,勢必對參與者產生一種干擾,因此我也在思索在活動現場我要怎麼樣走動。

首先是走動的目的,我在現場的走動主要是為了協助大場主持人查看各組的審議進度與狀況,並在中場休息時可以給主持人提醒,讓活動審議部份能相較順利進行;另一方面若有需要因應、調整流程的部分,也能盡快告知團隊與廠商。

在實際走動時,則要注意與參與者的距離。距離太遠會看不見海報內容,可能也聽不清主持人的提問,但太近的話會對現場產生干擾。當天我有攜帶相機,在走動過程中順便幫參與者拍照,看上去也自然一些,當然,拍照前也請團隊事先告知有沒有哪位參與者是不願意被拍攝到的。

結束後

理想中最好的「結束」方式是包含反思與慶賀的,一起討論彼此可以怎麼樣更好,也恭喜完成階段任務。不過由於 Let’s Talk 的行程確實很緊湊,只有在其中一場結束後有與團隊一起吃飯閒聊,這是在「結束」這部分比較可惜的地方。

於是實際在結束時,我只是傳了訊息給大家做為鼓勵,當然也有個人思索有哪些地方沒有做得更好,不過在這裡就不揭露心聲啦。

後續

由於在活動設計中,三個團隊的結論報告基本上都是在現場已經完成並與參與者確認,因此後續僅需提醒團隊準時繳交相關文件,身為業師的任務就告了一小段落,後面就是 Let’s Talk 二階與交流會了。剛好我是二階活動的主持人,關於二階活動的心得與觀察,歡迎查看我另一篇文章——線上審議雜記:Let’s Talk 青年好政二階

關於 Let’s Talk 總有很多事情想說、想探討,在自己身處多重角色的經驗裡,也很多要自我省思的,不過這些都很難一次在文章中表露,這篇就簡單記錄下當業師的一些籌備過程,也非常感謝過程中接觸的主辦與主持團隊的包容,讓大家麻煩啦,辛苦大家了。

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